お客様への提案資料の説明、経営層に対しての戦略説明など、様々なミーティングが日々行われています。ミーティングを実施する際、事前に資料共有するケースは多いでしょう。弊社では一部でのミーティングで48時間前に資料を関係者へ共有しなければいけないというルールがあり、参加者は事前に資料に目を通すことが求められています。その資料確認をより有意義に変えるのが今回ご紹介するスタートアップのDocSendです。事前に参加者の資料閲覧データを得ることで興味がある領域を把握し、ミーティング中に説明する際の参考情報として活用できるツールです。
共有した資料の閲覧データを取得
DocSendの特徴は、資料を共有できるだけでなくその共有された資料の閲覧データを取得できることです。共有した資料の閲覧データは様々な目的で活用ができます。例えば営業職の場合、DocSendを使い事前にお客様へ資料を共有しておくことで、閲覧ページや滞在時間などのデータからお客様が興味のある範囲をミーティング前にある程度把握することが可能となります。
利用方法は次の通りです。
- 共有したい資料をDocSendにアップロード
まずは共有したい資料をDocSendのサイトにアップロードします。対応しているファイル形式はPowerPoint、Word、Excel、PDF、Keynoteとなります。アップロード方法はドラックアンドドロップやPC内のファイル選択だけではなく、BOX、Dropbox、Google Drive、One Driveなどのクラウドストレージからもアップロード可能です。 - 共有リンク作成
アップロード後、共有リンクの設定を行います。閲覧するためにはEメールアドレスの入力を求めるかどうか、ダウンロードの許可、有効期限、パスワードなどの設定を行います。設定後に共有リンクが発行され、共有したい人にそのリンクを伝えることで共有が完了します。 - 閲覧データ分析
DocSendの管理者は閲覧データを参照することができます。閲覧者（Eメールアドレスで特定）、閲覧回数（リンクを訪れた数）、閲覧したページ、滞在時間、閲覧者が閲覧した地域、ダウンロード回数（ダウンロードを許可している場合）などのデータを得ることができます。
NisshoUSA注目ポイント
私の場合、調査したスタートアップやトレンドを日本のメンバーやお客様へ共有するというミッションがあるため、このDocSendを活用して資料を共有し、閲覧データを分析しながら実際に目を通してくれている人にフォローをするというような使い方をしています。
DocSendを使うまでは共有した資料が実際に誰がどこまで閲覧しているかが分かりませんでしたが、このツールのお陰でフォローするべき人を把握することができ、今では業務に欠かすことのできないツールの1つとなっています。自分の資料が実際どこまで見られているのか、その実態を把握するため1度試してみる価値がある、お勧めのツールです。
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会社概要
| 設立年 | 2013年 |
|---|---|
| 所在地 | カリフォルニア州サンフランシスコ |
| 従業員 | 11-50名 |
| 創設者 | Russ Heddleston、Dave Koslow、Tony Cassanego |
| 資金調達 | $15.3M |
| VC | Uncork Capital、August Capital、DCM Ventures など |
| URL | https://www.docsend.com |
※crunchbaseデータベース参照
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